Une note de frais, c’est un tableau récapitulatif des dépenses professionnelles qu’un collaborateur a effectué pour le compte de sa société. 

La gestion de tous ces petits remboursement prend énormément de temps, c’est pourquoi TwinnTax offre une solution complète de gestion des notes de frais.

La note de frais, ou le remboursement des frais professionnels avancés par l’employé.

Une note de frais permet à un employé ou au patron d’une entreprise d’obtenir le remboursement d’une somme dépensée dans le cadre de son travail, et avancée par ses soins.

L’exemple le plus probant est le cas du voyage d’affaires. Lorsque le professionnel doit partir en déplacement professionnel, il va être amené à se loger, à emprunter un ou plusieurs moyens de transport et à se nourrir. Tout ceci à un prix, et considérant que le professionnel n’aurait pas été amené à effectuer ses dépenses sans obligations liées à son travail, c’est à l’entreprise de régler la note, et ce même si les dépenses concernées ont lieu en dehors des heures de travail. Que vous soyez employé ou gérant d’entreprise, les dépenses professionnelles effectuées doivent être payées par la société et pas par vous même, bonne nouvelle 🙂

Tous les frais relatifs au déplacement professionnel sont donc imputés à l’employeur. Les notes de frais répondent à une législation bien précise et sont rigoureusement contrôlées. Il n’est bien entendu, pas possible de faire passer ses propres dépenses en note de frais de repas, par exemple. Le gérant de l’entreprise ne peut pas non plus effectuer des dépenses personnelles en utilisant le compte bancaire de l’entreprise. Comptes particuliers et professionnels sont régis par des législations fiscales différentes. Pour en savoir plus n’hésitez pas à contacter votre conseiller financier ou à consulter notre application TwinnTax. Chaque note de frais doit être soigneusement dans un logiciel prévu à cet usage, et être accompagné d’un justificatif clair et lisible.

Deux types de notes de frais : les notes de frais kilométrique et classiques

La note de frais dites classique :

Tout d’abord, on retrouve la note de frais dite « classique ». C’est-à-dire recouvrant toutes les dépenses qu’un professionnel sera en mesure de faire dans le cadre de son entreprise. Voici quelques exemples de dépenses rentrant dans le cadre des notes de frais :
– Note de frais nourriture : déjeuners professionnels, notamment avec la clientèle ou des partenaires. Repas pris durant les déplacements professionnels, dans une limite à déterminer avec son comptable fiscaliste.

– Note de frais de transport : de nombreux corps de métiers imposent des déplacements professionnels et les titres de transports sont couverts par les notes de frais.

– Note de frais hôtel : lors des voyages d’affaires, les professionnels sont alors autorisés à faire une note de frais pour se faire rembourser leur hébergement.

La note de frais dite kilométrique :

Cette note de frais est spécialement conçue pour les professionnels qui sont amenés à se déplacer à bord d’un véhicule, qu’il soit prêté par la société ou qu’il soit personnel. Cette note de frais kilométrique comprend l’assurance de la voiture, les frais d’essences et les frais annexes de type entretien et parking. Bien souvent, le professionnel utilise également son véhicule dans sa vie privée. L’employeur calcule donc la somme totale susceptible d’être dépensé. Il s’agit généralement d’un barème qui peut être ajusté si les missions du salarié varient.

CTA : pour en savoir plus sur les notes de frais, connectez-vous sur notre application Twinntax

Comment justifier les menues dépenses ?

 
Il faut garder les petits tickets … à présenter au contrôleur le jour où …
TwinnTax permet de prendre ces tickets en photo et les conserve pour vous.
 

Puis-je jeter mes tickets ?

 
Oui. Arrêtez de garder ces petits bout de papier et ne perdez plus de temps à la coller sur des pages A4 !!! Nous sommes en 2020 😀
 

Puis-je rembourser mes collaborateurs avec un forfait ?

 
Dans la plupart des cas, non. En effet, les dépenses doivent être justifiées. Vous devez prouver que ces dépenses ont réellement eu lieu ET qu’elles sont nécessaires à votre activité professionnelle.
Vous ne pouvez donc pas prétendre que vous vous remboursez 200€ de frais de restaurant par mois, sans justificatif.
 

Et pour les menues dépenses ?

Oui, mais sous conditions strictes.
Cela s’appelle les frais propres à l’employeur. Il s’agit de petits forfait que vous pouvez appliquer à vos collaborateurs. Vous trouverez plus d’informations en cliquant ici.